Eine zentrale Herausforderung während Dreharbeiten ist es, zahlreiche Verträge mit Filmschaffenden in kürzester Zeit abzuschließen. Neben den Verträgen spielen Stammblätter eine wichtige Rolle, da sie die notwendigen persönlichen Informationen für die Gagenabrechnung und weitere Vergütungsbestandteile enthalten. Diese Daten müssen schnell und fehlerfrei an das Buchhaltungsteam weitergeleitet werden, um einen reibungslosen und effizienten Ablauf sicherzustellen. LOOKSfilm kombiniert diese Anforderungen in einer LAWLIFT-Vorlage, um sämtliche Angaben von allen Beteiligten standardisiert einzuholen und immer den Überblick zu behalten.
Zuvor wurden diese Stammblätter in verschiedenen Versionen von der Produktionsleitung an die einzelnen Personen verteilt – per E-Mail, teilweise auch per Post oder vor Ort am Set. Dies führte dazu, dass schwer nachvollziehbar war, welche dieser Dokumente sich im Umlauf befanden oder zu lange bei den Filmschaffenden verblieben. Diese Unübersichtlichkeit stellte eine zusätzliche Belastung für die Produktionsleitung dar, die diese Dokumente mühsam "monitoren'' musste. Darüber hinaus mussten die Informationen zum Teil mehrfach abgefragt werden, da die Eintragungen oft unleserlich, unvollständig oder fehlerhaft vorgenommen wurden.
Durch die Verwendung einer Publikation zur Übermittlung der Stammdaten, deren Link sich direkt im Vertrag befindet, können die Daten nun einheitlich erfasst und direkt an die zuständige Stelle, die Personalbuchhaltung, übermittelt werden. Über das Dashboard in LAWLIFT können die Dokumente von mehreren Personen in übersichtlicher Form eingesehen und überprüft werden. Dies sorgt für eine bedeutende Zeit- und Arbeitsersparnis und verhindert Redundanzen.
Zu Beginn war ein geringer interner Schulungsbedarf für den Umgang mit der Publikation erforderlich. Inzwischen läuft der Prozess im Zusammenhang mit Filmprojekten reibungslos. Das Verfahren wurde bereits auf andere Arten von Beschäftigungsverhältnissen ausgeweitet. Die Effizienz und Transparenz der Vertrags- und Stammdatenverwaltung hat sich signifikant verbessert, was sich positiv auf den gesamten Produktionsablauf im Besonderen und den Organisationsablauf der Unternehmensgruppe im Allgemeinen auswirkt.
"Neue Anwendungen in ein Team zu integrieren ist häufig kein Selbstläufer, LAWLIFT schon. Jeder von uns war schnell ein Fan des Tools!"
Steve Hornig, Senior Legal Counsel
LOOKSfilm ist Teil der Unternehmensfamilie von PROGRESS und produziert seit fast 30 Jahren preisgekrönte Serien, Dokumentationen und Spielfilme für den internationalen Markt. Zu unseren Kunden zählen bekannte VoD-Plattformen und Sender weltweit. Unser Team von mehr als 70 Mitarbeitenden teilt eine gemeinsame Leidenschaft: Mit Geschichten von der Vergangenheit bis zur Gegenwart wollen wir unserem Publikum auf unterhaltsame Weise einen multi-perspektivischen und anspruchsvollen Blick auf bedeutende historische Ereignisse bieten.
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