Um den Prozess der Vertragserstellung zu optimieren, wurden für verschiedene Standardverträge interaktive Vorlagen entwickelt, die die Mitarbeitenden selbstständig ausfüllen können. Diese Vorlagen sind über das firmeneigene Intranet für alle zugänglich, sodass die Erstellung von häufig benötigten Vertragsdokumenten ohne zusätzliche Unterstützung durch die Rechtsabteilung erfolgen kann. Durch die Einführung dieser Vorlagen wird sichergestellt, dass alle erstellten Verträge auf einheitlichen und rechtssicheren Grundlagen basieren.
Vor der Implementierung von LAWLIFT gab es im Unternehmen keine zentralen und verbindlichen Vertragsvorlagen. Unterschiedliche Versionen von Verträgen kursierten im Unternehmen und wurden ohne Abstimmung mit der Rechtsabteilung als Grundlage für neue Verträge genutzt. Dies führte zu zahlreichen Problemen, wie etwa fehlerhaften Formulierungen, veralteten Klauseln oder uneinheitlichen Regelungen. Zudem waren viele Mitarbeitende bei der Vertragserstellung unsicher, was dazu führte, dass selbst einfache Standardverträge einen hohen Beratungsaufwand durch die Rechtsabteilung nach sich zogen. Dies band wertvolle Ressourcen und verzögerte den gesamten Prozess.
Mit der Einführung von LAWLIFT wurden standardisierte Vertragsmuster entwickelt, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, selbstständig und rechtssicher Verträge zu erstellen, ohne auf die kontinuierliche Unterstützung der Rechtsabteilung angewiesen zu sein. Die Vorlagen sind sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache verfügbar, was insbesondere für internationale Teams und standortübergreifende Kooperationen einen erheblichen Mehrwert darstellt. Durch diese Automatisierung wurde die Qualität der erstellten Verträge erhöht und gleichzeitig der Arbeitsaufwand für die Rechtsabteilung reduziert.
Der Einsatz von LAWLIFT hat die Rechtsabteilung deutlich entlastet. Die Anzahl der Anfragen zu Standardverträgen ist deutlich zurückgegangen, so dass sich die Rechtsabteilung verstärkt auf komplexe Sachverhalte, strategische Rechtsfragen und innovative Projekte konzentrieren kann. Gleichzeitig profitieren alle Mitarbeiter von einer einfacheren, effizienteren und rechtssicheren Vertragserstellung, wodurch die Geschäftsprozesse insgesamt beschleunigt werden.
Mit LAWLIFT können die Mitarbeiter nun selbstständig wichtige Vertragsdokumente wie NDAs, Tauschverträge, Kündigungen und Vertragspakete aus verschiedenen Verträgen erstellen.
Durch die Einführung von LAWLIFT hat sich der Zeitaufwand für die Vertragserstellung und -pflege erheblich reduziert. Zuvor wurden über 800 Stunden pro Jahr für die Vertragserstellung und mehr als 700 Stunden pro Jahr für die Pflege aufgewendet. Mit LAWLIFT konnten diese Zeiten auf etwa 100 Stunden pro Jahr für die Erstellung und etwa 150 Stunden pro Jahr für die Wartung reduziert werden. Die Einführung von LAWLIFT hat zu einer Zeitersparnis von etwa 82 % geführt.
"Dank Lawlift können wir uns darauf verlassen, dass die Kollegen und Kolleginnen mit dem erforderlichen Handwerkszeug ausgestattet sind, um selbst Standardverträge zu erstellen. So bleibt uns in der Rechtsabteilung mehr Zeit uns mit komplexeren Rechtsfragen zu beschäftigen."
Daniela Stöckle, Syndikusrechtsanwältin, stellv. Leiterin Recht der Messe München GmbH.
Die Messe München GmbH ist Messeveranstalter und Betreiber des Messegeländes Messe München, des ICM – Internationales Congress Center München, des Conference Center Nord und des MOC Veranstaltungscenter München. Mit 60 Fachmessen für Investitions- und Konsumgüter sowie Neue Technologien am Standort München und weltweit, 13 Tochtergesellschaften in Europa, Asien und Südamerika sowie rund 70 Auslandsvertretungen in über 100 Ländern ist die Messe München eine der weltweit größten Messegesellschaften. Die Brutto-Ausstellungsfläche der insgesamt 18 Hallen der Messe München umfasst insgesamt 200.000 m² Ausstellungsfläche, hinzu kommen rund 414.000 m² Freigelände, die mit Abstand größte Freifläche aller Messegesellschaften in Deutschland.
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